Sabemos que o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é essencial para qualquer empresa que deseje ter competitividade e satisfazer as necessidades do cliente. 

Contudo, como o SGQ e a sua automação podem contribuir para o engajamento e para o melhor desempenho em equipe? 

Acompanhe este artigo até o final e descubra! 

SGQ e engajamento da equipe

Reflita comigo: que empresa não deseja ter uma equipe engajada, principalmente no que se trata da Gestão da Qualidade e a implantação de um SGQ, não é mesmo? 

Nesse sentido, um SGQ pode influenciar diretamente tanto no desempenho da equipe quanto no desempenho organizacional.

Quando falamos de automação, estamos nos referindo ao gerenciamento dos indicadores e dos processos de gestão da qualidade, e as principais ideias da automação é:

• Otimizar o tempo da sua equipe, já que as atividades não serão feitas de forma completamente manual;
• Facilitar a tomada de decisão, principalmente por ter todas as informações dentro de um sistema organizado e com dados precisos;
• Dar mais segurança aos processos e aos seus responsáveis, principalmente por oferecer segurança aos responsáveis devido a segurança dos dados do sistema e informações atualizadas;
• Detectar erros e falhas ao longo dos processos realizados, possibilitando a melhoria contínua dos processos e das atividades automatizadas.

Além de todos esses objetivos, a automação do sistema de qualidade facilita as rotinas da empresa, principalmente pelo fato de unir todas as informações em um único lugar, eliminando múltiplos arquivos e unindo todas os dados de forma integrada.

Além disso, a automação traz para a equipe maior liberdade para realizar as atividades, assim como facilita todas as ações dentro de um processo.

Mas claro, é fundamental que antes de qualquer processo, reunir a equipe, conversar abertamente sobre as mudanças, seus motivos e como esta mudança irá afetar e auxiliar nos trabalhos.

Vantagens de automatizar o seu SGQ

Uma das primeiras perguntas que as empresas fazem é: por que devo automatizar os meus processos de qualidade? Quais as vantagens e quais os custos que eles podem trazer?

Primeiramente, um bom sistema de gestão da qualidade facilita na automação dos processos, ou seja, torna todas as informações digitais, centralizadas em planilhas, documentos ou um software de gestão.

Sendo assim, a automação dos processos dá maior liberdade no gerenciamento de processos, otimizando tempo e detectando falhas na execução diária das atividades, dando mais segurança e assertividade na tomada de decisão.

Também podemos citar como vantagens do processo de automação do SGQ:

• Armazenamento de dados em um único lugar, facilitando a emissão de relatórios e a tomada de decisão;
• Padronização de todos os documentos da sua organização, já que o próprio sistema oferece relatórios, planilhas e gráficos padronizados;
• Controle do acesso e alterações nos documentos, já que é possível identificar quem acesso, modificou arquivos, recebeu e respondeu e-mails;
• Controle de prazos e metas, facilitando o acompanhamento do desenvolvimento dos processos e das mudanças realizadas na sua organização;
• Acompanhamento dos indicadores, com base na evolução de cada KPI estabelecido em sua empresa.

Contudo, é importante dizer que todas essas vantagens só são possíveis a partir do trabalho conjunto entre a equipe e o líder, mantendo sempre o sistema atualizado.

Liderança no processo de automação

Sabemos que todo processo de automação exige dedicação da equipe, mas também exige a participação da liderança em todas as etapas.

Antes de tudo, é fundamental compreender que o papel da liderança no processo de automação de um SGQ é apoiar a equipe, demonstrando os benefícios reais do processo e dando segurança em todo o processo de mudança.

De acordo com a norma ISO 9001, a liderança deve estimular e ser partidária de uma comunicação clara, que seja capaz de orientar e direcionar a equipe no processo de automação do sistema de gestão.

E como a liderança pode fazer isso? Estando presente em todas as ações da empresa, alinhando os objetivos organizacionais com a capacidade da equipe, além de verificar qual a necessidade desta equipe.

Outra função essencial da liderança no processo de automação do SGQ é oferecer toda a capacitação, treinamentos e apoio no processo, para que a equipe se sinta segura em aderir às novidades que a automação traz.

Por isso, o diálogo entre a liderança e a equipe devem ser estimulados desde o começo do processo, para que todos compreendam a importância da mudança e como ela pode ajudar na rotina de trabalho.

E você, o que pensa sobre o papel da liderança nos processos de automação e de mudança organizacional? 

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