No artigo de hoje, vamos falar sobre como aplicar a Matriz GUT na sua empresa e quais as vantagens em usar a metodologia.

Antes de mais nada, suponhamos que em sua empresa você já investiu em diversos métodos, aplicou ferramentas de análise e qualidade, identificou vários problemas, mas eles continuam persistindo e afetando os seus resultados.

E agora? Como resolver esse problema?

Existem várias formas de resolver os problemas táticos e operacionais, e uma delas é a Matriz GUT.

Vamos conhecer um pouco mais sobre essa ferramenta e como ela pode te auxiliar na identificação e na solução de problemas?

O que é Matriz GUT?

Primeiramente, é importante compreender que a Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia as empresas a gerenciar e priorizar problemas, considerando 03 (três) variáveis importantes: gravidade, urgância e tendência que os problemas representam para as organizações.

Vamos falar de cada uma dessas variáveis?

A gravidade representa o impacto do problema sobre as demais áreas da empresa, sejam pessoas, resultados ou processos.

Analisar a gravidade é muito importante para compreender quais os efeitos e impactos do problema sobre os resultados organizações, e consequentemente, sobre os efeitos de longo prazo.

Nesse sentido, a urgência representa a relação com o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.

É muito importante considerar o grau de urgência das atividades e ações da empresa, para que tudo seja feito em tempo hábil, sem prejuízo aos resultados.

Por fim, a tendência está relacionada ao potencial de crescimento do problema, considerando a fluência do problema e as proporções que ele pode tomar caso não seja resolvido.

Além disso, a tendência também analisa o comportamento do problema, e se ele tende a reduzir, desaparecer ou aumentar ao longo do tempo.

Mais do que isso, a tendência também diz respeito à compreensão da causa-efeito entre o problema e o ambiente.

Agora que você já sabe quais as variáveis utilizadas e o que elas estudam, vamos falar para que serve a Matriz GUT.

Para que serve?

Com base nas variáveis e no grau de importância de cada uma, é possível perceber que a Matriz GUT tem como objetivo a solução de problemas, e tem grande eficácia se utilizado com outros métodos, como planos de ação, planejamento estratégico, matriz SWOT, ciclo PDCA e diagrama de Ishikawa.

Dessa forma, a Matriz GUT pode auxiliar na execução dos planejamentos realizados e idealizados na organização, assim como pode ser utilizada no controle de metas e objetivos.

Por ser uma ferramenta voltada para as prioridades, traz vantagens como:

• Facilidade na aplicação, já que pode ser aplicada em qualquer área da organização;
• Solução de problemas de forma efetiva, já que a matriz analisa a gravidade e a tendência dos problemas aparecerem e se repetirem;
• Auxilia na tomada de decisão assertiva;
• Reduz os problemas mais sérios e com maior impacto.

Como funciona o Modelo GUT?

Baseada nas variáveis de gravidade, urgência e tendência, a Matriz GUT estabelece e propõe um método que cria uma tabela que cruza as três variáveis.

Cada variável tem uma pontuação, que varia de 1 a 5 em cada dimensão, permitindo assim a classificação em ordem decrescente de pontos, classificando os problemas de acordo com a importância e melhorias a serem realizadas em cada processo.

Entretanto, é importante destacar que a análise da Matriz GUT deve ser feita pelo grupo de melhoria ou pelos responsáveis do processo, estabelecendo o melhor método e priorizando os problema e ações a serem realizados.

Assim, a Tabela GUT fica organizada da seguinte forma, conforme a figura abaixo.

Fonte: Daychouw (2007)

Exemplos de como usar a Matriz GUT

De maneira prática, a Matriz Gut pode ser utilizada da seguinte forma: suponhamos que a sua empresa tenha um problema com a definição de prioridades das ações a serem executadas.

Neste caso, o primeiro passo a tomar é elencar as atividades que compõem o processo principal.

Ora, se o problema está na execução das tarefas, como no nosso exemplo, você deve conhecer quais atividades compõem o processo principal, sejam elas entrar em contato com os gerentes e responsáveis do processo, marcar reuniões com a equipe para solucionar problemas, entrar em contato com o cliente caso a entrega tenha atrasado, dentre outras.

O segundo passo é mensurar o impacto de cada uma delas no resultado final, com base nas variáveis de gravidade, urgência e tendência.

Aqui você se perguntar:

• Gravidade: o quão grave esse problema/atividade pode ser para a minha empresa?
• Urgência: o quanto essa atividade pode esperar? Deve ser realizada imediatamente?
• Tendência: qual a tendência desse problema? Ele pode mudar? Irá melhorar ou piorar ao longo do tempo?

O terceiro passo é calcular das variáveis e classificar os problemas.

Assim, você deve multiplicar os valores de cada variável conforme a classificação que você e sua equipe deram para cada atividade e para cada atributo.

Nesse sentido, o problema que somar a pontuação mais alta deverá ter prioridade em sua resolução, pois de acordo com as variáveis, este problema tem maior gravidade, urgência e tendência a piorar e gerar grandes impactos negativos.

Ao final, a tabela terá uma estrutura semelhante à essa.

Fonte: Daychouw (2007)

Uma dica que pode ajudar muito na aplicação da Matriz GUT é criar uma planilha eletrônica com os problemas e atividades que vão surgindo em sua empresa.

Assim, à medida que os problemas forem surgindo junto com as atividades, você irá preenchendo as variáveis, automatizando o processo e propondo uma espécie e análise e melhoria contínua do processo.

Outro ponto que é muito importante e merece destaque é que para a Matriz GUT ter efetividade em sua organização, você deve elaborar um plano de ação para solucionar os problemas que foram identificados.

Parece óbvio, não é verdade? Mas é importante que você lembre que mais importante do que descobrir o problema, é criar meios para solucioná-lo.

Neste caso, você pode utilizar várias ferramentas como por exemplo, 5W2H e Ciclo PDCA.

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